Trasferte di lavoro: nota spese e scheda carburante

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Un’azienda manda i propri dipendenti in trasferta temporanea. Invece di farsi dare singole ricevute dai dipendenti, per effettuare i rimborsi si fa fatturare l’intera prestazione dall’albergo dove vengono alloggiati con l’indicazione dei nominativi. A quel punto, dietro la fattura, viene allegato un nota spese da cui si evincono i motivi della missione aziendale.

Le altre spese che vengono rimborsate (es. trasporti, pedaggi, parcheggi) sono oggetto di autonoma nota spese registrata distintamente in contabilità con l’inserimento della marca da bollo da Euro 1,81 se il documento supera Euro 77,00. E’ corretta la procedura? Qualora i dipendenti utilizzassero l’auto propria e l’azienda si accordasse per rimborsare il solo carburante, nella nota spese deve essere inserita la scheda carburante del mezzo o è sufficiente un buono timbrato dal gestore dell’impianto? Quali sono i riferimenti normativi?

Si deve premettere che, in occasione della riforma del 1997, l’Amministrazione finanziaria ha ammesso la non necessità di un’autorizzazione scritta alla trasferta da parte del datore di lavoro.
Infatti la C.M. 16 luglio 1998, n.188/E ha chiarito che “poiché in nessun paragrafo della circ. n.326/E è imposta la predisposizione di un’autorizzazione preventiva alla trasferta, ne consegue che tale documento non è più richiesto ad alcun fine e che la trasferta e le spese a essa collegate devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro”.

Inoltre è opportuno evidenziare che le note spese liquidate dal datore di lavoro ai propri dipendenti devono essere di ammontare certo e documentato e ne deve essere provata l’inerenza all’attività d’impresa.
In tale senso si è espressa la Corte di Cassazione con la Sent. 24 marzo 2006, n.6650.
I motivi espressi nella sentenza sono legati all’art.51 TUIR che prevede diverse modalità di tassazione, peraltro piuttosto “agevolate”, dei rimborsi spese ai dipendenti, con completa detassazione, ad esempio, di quelli riconosciuti a piè di lista (rimborso analitico) per le missioni effettuate al di fuori del territorio comunale.

Quindi, secondo i giudici di Cassazione per poter dedurre le note spese liquidate al dipendente non è sufficiente la sola esistenza del costo, certificata dalla relativa documentazione, ma è necessario anche provare l’inerenza di tale voce di spesa.
Un’indicazione in tal senso è fornita nella pronuncia della stessa Corte di legittimità n.6300/98. In tale caso è stato espressa la considerazione che la spesa deve essere dimostrata e provata sia in termini di esistenza che di certezza dell’ammontare, sia in termini di inerenza, nel senso che il costo deve essere sostenuto “nell’ambito di una attività svolta nell’interesse dell’impresa”

La Corte Costituzionale, a questo riguardo, suggerisce l’utilizzo di lettere d’incarico intestate ai dipendenti, da cui possano emergere le possibili trasferte o missioni, oppure ancora la conservazione della corrispondenza con clienti o fornitori, in cui siano evidenziate le necessità di spostamento del dipendente, per il fine aziendale o per l’addestramento e la formazione professionali.
Si deve rammentare che sono tre le diverse tipologie di rimborsi spese, assoggettati a particolari forme di esenzione dall’imposta.

Le tre figure individuate dal legislatore sono le seguenti:
• indennità forfetaria;
• rimborso analitico a piè di lista;
• rimborso misto, in parte analitico e in parte forfetario.

Ogni tipologia ha determinate caratteristiche e regole ed è in ogni caso fondamentale che la scelta del metodo di rimborso adottato venga mantenuta senza variazioni per l’intera durata della trasferta, senza possibilità di adottare criteri diversi nei diversi giorni di cui si compone la trasferta.
In merito ai documenti che i dipendenti devono presentare all’azienda, si mette in evidenza che per le spese di viaggio e di trasporto con mezzi pubblici sono ammessi anche i biglietti anonimi rilasciati dal vettore, mentre per le spese di vitto, alloggio e le altre spese rimborsabili in esenzione sono sufficienti gli scontrini fiscali, documenti che, per loro natura, non è possibile intestare al dipendente, purché:

• le spese risultino sostenute nei luoghi e nel tempo in cui la trasferta è avvenuta;
• le stesse siano attestate dal dipendente nella nota riepilogativa dallo stesso sottoscritta (“nota spesa”) e consegnata all’azienda, che deve conservarla unitamente ai documenti giustificativi di spesa.

Gli altri documenti giustificativi delle spese sostenute (fatture, ricevute) dovrebbero essere intestati al dipendente e debitamente esposti nella “nota spesa” per ottenere il relativo rimborso.
Inoltre, nel caso in cui si applichi il sistema analitico, per le sole spese diverse da quelle di alloggio, vitto, trasporto e viaggio, è possibile procedere al rimborso in esenzione senza documentazione probatoria sulla sola base dell’attestazione data dal dipendente. L’attestazione del dipendente deve essere analitica, ossia indicare il tipo di spesa e il giorno.
Per quanto riguarda il caso di uso di auto propria del dipendente che viene utilizzata per conto del datore di lavoro, la scheda carburante va intestata al proprietario e al datore di lavoro, mentre sulla stessa vanno indicati i soli chilometri afferenti esclusivamente l’attività di impresa (in tale senso la C.M. 12 agosto 1998, n.205/E).

Fonte: www.ipsoa.it

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