Rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito: Registrazione nel libro unico del lavoro

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Un dipendente in trasferta utilizza la carta di credito aziendale per sostenere le spese di viaggio, vitto e alloggio. Si chiede di sapere se tali spese, ove i documenti fossero intestati al dipendente, devono comunque essere inserite nel libro unico anche se effettivamente non rimborsate al medesimo in quanto sostenute dall’azienda.

In relazione al quesito posto si precisa che in materia di rimborsi spese assume particolare rilevanza l’art.39, comma 2 del D.L.112/2008, convertito dalla legge n.133/2008, il quale ha istituito il LUL – libro unico del lavoro. Nel LUL, ricordiamo, devono essere registrati anche i rimborsi spese a dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi.

Occorre evidenziare che i rimborsi spese, di qualsiasi natura, vanno riportati nel libro unico del lavoro solo quando si riferiscono a quei rapporti di lavoro per cui la norma prevede l’iscrizione nel medesimo libro, ossia lavoratori subordinati, collaborazioni coordinate e continuative, sia nella modalità a progetto, che di minima entità, nonché associazioni in partecipazione con apporto lavorativo esclusivo o misto (capitale e lavoro).

La norma non specifica se l’annotazione riguarda anche i rimborsi spese che non formano reddito, ovvero solo quelli imponibili fiscalmente e previdenzialmente. In merito è intervenuto per fornire chiarimenti il vademecum predisposto dal Ministero del Lavoro in data 5-12-2008; in esso si afferma che i rimborsi spese vanno “sempre” indicati nel LUL, anche se esenti fiscalmente e contributivamente.
Tuttavia, lo stesso Ministero asserisce che “la mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico aziendale al riguardo”. La locuzione “marginali o non ricorrenti” va intesa come scarsa rilevanza economica con riferimento alla retribuzione annua complessiva di riferimento, mentre non ricorrente equivale ad occasionalità.

Nel vademecum Ministeriale viene chiarito che:
• non è necessario indicare analiticamente nel LUL gli importi, ma è sufficiente annotare il totale, posto che gli importi analitici “possono essere contenuti in un documento a parte”;
• non vanno riportate le somme riconducibili a mera anticipazione di spese sostenute dal dipendente in nome e per conto del datore relativamente a documenti di spesa intestati all’azienda medesima;
• vanno riportati, invece, i rimborsi spese effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale (così come riferito nel quesito in oggetto) in quanto non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati, bensì la “qualità” delle spese rimborsate.

Fonte: Francesco Ernandes – Esperto Lavoro – Casi e Soluzioni – Ipsoa Editore

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