Nuovi controlli a distanza: policy e regolamenti aziendali sempre aggiornati

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Il datore di lavoro deve previamente informare in modo adeguato i dipendenti in merito alle modalità corrette di utilizzo degli strumenti di lavoro. Nel caso vengano previsti controlli sull’uso di detti strumenti, inoltre, il datore di lavoro deve indicare in che misura e con quali modalità gli stessi vengono effettuati, anche in accordo con le organizzazioni sindacali, laddove necessario. A tal fine si può ricorrere, ad esempio, ad un disciplinare interno affiancato da una idonea informativa. Come elaborare una policy adeguata?

Il nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori sui controlli a distanza richiede, per le aziende, una revisione della policy in materia di utilizzo degli strumenti informatici di lavoro e di controllo.

La nuova norma elimina, per la maggior parte dei dispositivi comunemente utilizzati in azienda, la necessità dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione amministrativa. A fronte di tale semplificazione, il legislatore richiede una adeguata informativa ai lavoratori sull’utilizzo di questi strumenti.

Viene prevista una suddivisione tra:
1. strumenti per il controllo a distanza degli impianti e dei locali di lavoro;
2. strumenti di lavoro (strumenti strettamente indispensabili per lo svolgimento della prestazione individuale);
3. strumenti per la registrazione degli accessi e delle presenze.

Videosorveglianza
Solo nel primo caso vi è l’obbligo di una condivisione con le rappresentanze sindacali o una autorizzazione ministeriale.

L’utilizzo di questi strumenti deve partire dal presupposto che trattasi di esigenze organizzative e produttive, ovvero per la sicurezza del lavoro o la tutela del patrimonio aziendale, deve perseguire un interesse legittimo del titolare del trattamento (a tutela delle persone e dei beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e di terrorismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro) e rispettare il principio di necessità, proporzionalità e liceità. In questo caso si tratta di mezzi di controllo indiretto rispetto ai quali il lavoratore è soggetto passivo.

Strumenti di lavoro e di accesso/presenza
Nel secondo e terzo caso, viceversa, non è necessaria detta condivisione/autorizzazione, in quanto i mezzi di controllo sono intrinsecamente parte degli strumenti che il lavoratore utilizza per l’esecuzione della prestazione.

Proprio questi due ultimi casi sono quelli più utilizzati in azienda e la nuova norma disciplina le modalità di utilizzo dei dati raccolti, le cui informazioni potranno essere utilizzate “a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro”.

Detta “apertura” deve rispettare 3 condizioni:

1. l’attrezzatura, fornita al lavoratore, deve essere da lui utilizzata per effettuare la prestazione lavorativa (strumento di lavoro) o accedere ai locali aziendali (strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze);
2. ai lavoratori deve essere stata preventivamente fornita una adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e su come saranno effettuati i controlli;
3. la raccolta, la conservazione e l’utilizzo dei dati devono avvenire nel rispetto della normativa sulla privacy.

In questi casi si tratta di mezzi di controllo indiretto rispetto ai quali il lavoratore è soggetto attivo.

Per quanto riguarda gli strumenti di lavoro, rientrano tra essi anche internet e l’email fornita dal datore di lavoro. Particolare attenzione, in questo caso, va fatta sul software a corredo della dotazione informatica.

In pratica, è vietata l’installazione di apparati (differenti dalle ordinarie postazioni di lavoro) e di sistemi software che consentono, con modalità non percepibili dall’utente (c.d. in background ) e in modo del tutto indipendente rispetto alla normale attività dell’utilizzatore (cioè senza alcun impatto o interferenza sul lavoro del dipendente), operazioni di “monitoraggio”, “filtraggio”, “controllo” e “tracciatura” costanti ed indiscriminati degli accessi a internet o al servizio di posta elettronica. Tali software non possono essere considerati “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa”.

Informativa
Qualora il datore di lavoro fornisca ai lavoratori strumenti di lavoro deve, previamente, informare, in modo particolareggiato, i dipendenti su quali siano le modalità corrette di utilizzo e, qualora vengano previsti controlli sull’uso di detti strumenti, deve indicare in che misura e con quali modalità vengono effettuati (laddove necessario anche in accordo con le organizzazioni sindacali), utilizzando ad esempio un disciplinare interno, chiaro, aggiornato e affiancato da un’idonea informativa.

Proprio l’informativa ai lavoratori richiede una particolare attenzione da parte delle aziende. In quanto le policy ed i regolamenti aziendali dovranno essere rivisti ed aggiornati alla luce delle nuove disposizioni.

L’informativa dovrà essere fornita ad ogni singolo lavoratore con strumenti idonei a provarne l’effettiva conoscenza. Inoltre, dovrà essere preventiva all’utilizzo dello strumento lavorativo. Il primo passo per la redazione di una policy adeguata è un inventario degli strumenti aziendali che consente l’acquisizione di informazioni sui propri dipendenti. Poi occorrerà spiegare per iscritto – in termini comprensibili – quali sono le modalità e le regole d’uso (informativa e regolamento aziendale).

Infine, il tipo di controlli che potranno essere effettuati dall’azienda e le eventuali sanzioni che potranno essere comminate al dipendente/trasgressore.

Tra gli strumenti deputati a fornire la prestazione lavorativa, di particolare importanza sono i dispositivi di geolocalizzazione. Dispositivi presenti in maniera preponderante, se solo si considerano le autovetture, i computers e gli smartphone che l’azienda concede in uso ai propri dipendenti.

La questione riguarda l’imputazione dell’apparecchiatura a strumento di lavoro o a dispositivo fornito per esigenze organizzative e di sicurezza. Solo in quest’ultimo caso l’azienda ha necessità di una condivisione sindacale o di una autorizzazione ministeriale.

Qualora, viceversa, si tratta di strumento deputato all’attività lavorativa, l’informativa ai lavoratori è di particolare importanza. Nell’informativa dovranno essere palesati i controlli ai quali i lavoratori potranno essere sottoposti dall’uso dell’apparecchiatura informatica. Controlli che non potranno essere sproporzionati alle legittime finalità a cui l’azienda si rivolge.

Per completezza di informazione, in allegato il nuovo articolo 4 della Legge n.300/1970.

Art.4 – Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo

1. Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali. In alternativa, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, tale accordo può essere stipulato dalle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. In mancanza di accordo gli impianti e gli strumenti di cui al periodo precedente possono essere installati previa autorizzazione della Direzione territoriale del lavoro o, in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più Direzioni territoriali del lavoro, del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.

2. La disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

3. Le informazioni raccolte ai sensi dei commi 1 e 2 sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196.

Fonte: Ipsoa.it

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