Comunicazioni obbligatorie

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Con l’approvazione del decreto interministeriale 30 ottobre 2007, in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale, vengono introdotte le procedure telematiche delle comunicazioni obbligatorie di rapporti di lavoro ai Centri per l’impiego. Le nuove procedure interessano tutti i datori di lavoro e riguardano le comunicazioni delle assunzioni, proroghe, trasformazioni e cessazioni dei rapporti di lavoro ai Centri per l’impiego, all’Inps, all’Inail e al Ministero del Lavoro.

Il collocamento on line giunge dopo che il D.Lgs. n.297/2002, di riforma del collocamento, aveva avviato un processo di semplificazione che prevedeva l’unificazione delle comunicazioni agli enti competenti, procedure informatiche per l’adempimento, e l’anticipazione delle comunicazioni al giorno antecedente a quello d’assunzione, anche se per l’effettivo avvio demandava a un apposito provvedimento ministeriale mai emanato. A dare impulso all’avvio delle procedure telematiche, sono state le novità contenute nella L. n.296/2006 – Finanziaria per l’anno 2007 – che ha previsto l’obbligo generalizzato per i datori di lavoro di procedere alle comunicazioni di assunzioni ai Centri per l’impiego almeno entro le 24 del giorno precedente a quello di assunzione (nel settore edile tale obbligo era già stato introdotto nel mese di agosto 2006).

Modulistica 
Dalla data di entrata in vigore del decreto interministeriale 30 ottobre 2007, vengono innanzitutto introdotti quattro nuovi modelli:

• “Unificato – Lav Unificato Lav”, per le comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro privati, ivi compresi quelli agricoli, gli enti pubblici economici e le pubbliche amministrazioni;
• “Unificato Somm”, per le comunicazioni obbligatorie delle agenzie di somministrazione;
• “Unificato Urg”, per le comunicazioni di assunzioni effettuate in casi di urgenza connessa ad esigenze produttive, di cui all’articolo 1, comma 1180 della L. 27 dicembre 2006, n. 296;
• “Unificato VARDatori”, per la comunicazione di variazione della ragione sociale, del trasferimento d’azienda o di ramo di essa.

Conseguentemente, viene abolita la precedente modulistica prevista per comunicare le assunzioni, trasformazioni e cessazioni in forma cartacea ai Centri per l’impiego.

Novità della procedura 
Le novità del collocamento telematico, cd. “Servizio Informatico C.O.”, sono principalmente due:

1. viene previsto che la trasmissione della modulistica debba avvenire esclusivamente per via telematica secondo le procedure stabilite dai servizi regionali competenti;

2. la comunicazione assolve contemporaneamente anche alle altre comunicazioni nei confronti degli enti previdenziali e dell’UTG (Ufficio Territoriale Governativo). Conseguentemente, non occorrerà più procedere alle denunce nominative degli assicurati all’Inail, per esempio.

Sono obbligati all’utilizzo delle nuove procedure tutti i datori di lavoro, pubblici e privati, compresi gli enti pubblici economici.

I datori di lavoro possono eseguire gli adempimenti direttamente ovvero a mezzo dei soggetti abilitati allo svolgimento di attività di consulenza del lavoro per conto dei datori di lavoro. Sono abilitati i consulenti del lavoro e gli altri soggetti previsti dalla L. n.12/1979.

Non sono obbligati all’utilizzo di procedure informatiche esclusivamente i datori di lavoro domestico che conseguentemente potranno proseguire l’utilizzo delle procedure già previste.

L’articolo 2 del decreto prevede che i servizi competenti mettano a disposizione degli utenti i sistemi informatici, secondo gli standard del provvedimento, che consentano l’adempimento.

I soggetti obbligati e abilitati, tenuti a inviare le comunicazioni nelle regioni o province autonome in cui non sono ancora disponibili i servizi informatici, adempiono agli obblighi per il tramite di un dominio messo a disposizione dal Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale.

Gli utenti, per usufruire dei servizi informatici, devono registrarsi ai fini del riconoscimento, con le modalità indicate da ciascuna Regione e Provincia Autonoma ove è ubicata la sede di lavoro.

La registrazione è necessaria per poter adempiere agli obblighi di comunicazione.

Il portale del Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale (www.lavoro.gov.it) contiene una sezione specifica nella quale sono pubblicati gli indirizzi dei servizi informatici di C.O., nonché ogni informazione utile sulle diverse modalità di accreditamento ai servizi medesimi.

Accentramento 
I datori di lavoro debbono effettuare le singole comunicazioni ai servizi competenti in relazione al luogo di lavoro, come d’altronde avveniva con le procedure cartacee. Con le procedure informatiche, quindi, occorre un accreditamento e l’utilizzo dei servizi messi a disposizione dalle singole Regioni o Province Autonome e di volta in volta occorrerà procedere alle comunicazioni predisponendo apposite comunicazioni da inviare mediante l’accesso ai diversi servizi.

Tuttavia, i datori di lavoro che hanno la sede legale e luoghi di lavoro ubicate in due o più Regioni, potranno optare per l’accentramento degli invii presso uno dei servizi informatici in cui occorre effettuare le comunicazioni. Tale possibilità riguarda sia le comunicazioni effettuate direttamente che quelle per le quali ci si avvale di un intermediario abilitato.

Gli interessati all’accentramento devono fare apposita richiesta al Ministero del Lavoro e della Previdenza sociale specificando il servizio informatico regionale prescelto. L’elenco dei datori di lavoro che accentrano l’invio delle comunicazioni sarà disponibile in una sezione del portale  www.lavoro.gov.it.

A seguito della scelta dell’accentramento, l’invio delle comunicazioni ai fini dell’adempimento degli obblighi di legge deve avvenire esclusivamente attraverso il nodo regionale prescelto.

Occorre tuttavia evidenziare che l’accentramento non è consentito per le comunicazioni inerenti particolari rapporti di lavoro per i quali, a livello regionale, possono essere definiti moduli integrativi al fine di acquisire informazioni specifiche necessarie per la loro gestione (ad es. contratto di apprendistato).

Le agenzie di somministrazione possono accentrare l’invio delle comunicazioni attraverso un unico servizio informatico regionale, individuato tra quelli ove è ubicata una delle loro sedi operative.

Una particolare forma di accentramento riguarda i consulenti del lavoro e gli altri liberi professionisti iscritti agli albi, di cui alla L. n.12/1979. Tali professionisti, infatti, possono effettuare tutte le comunicazioni attraverso il servizio informatico regionale competente in relazione alla provincia di iscrizione all’albo.

Tuttavia, anche per i predetti professionisti, le comunicazioni inerenti particolari rapporti per i quali sono previste informazioni integrative a livello regionale, debbono essere effettuate alle rispettive Regioni o Province Autonome.

Entrata in vigore 
L’avvio della nuova procedure è fissata nei canonici quindici giorni dopo la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del decreto interministeriale. Tuttavia, è prevista una fase transitoria affinché i soggetti obbligati o comunque autorizzati per loro conto possano adeguarsi alle nuove procedure telematiche. Infatti, fino al 28 febbraio 2008 sarà possibile procedere alle comunicazioni anche in forme diverse da quelle informatiche.

In tal caso, la comunicazione ai Centri per l’impiego non avrà valore nei confronti degli altri enti interessati, con conseguente obbligo per i datori di lavoro di effettuare le comunicazioni, ad esempio, all’Inail per la denuncia nominativa degli assicurati, o all’UTG per l’assunzione di lavoratori extracomunitari.

Invio delle comunicazioni 
L’invio delle comunicazioni obbligatorie dovrà avvenire esclusivamente mediante i servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti, secondo le modalità definite delle Regioni e Province Autonome.

Tuttavia, i datori di lavoro che hanno ottenuto l’accentramento e i professionisti abilitati procederanno all’invio presso i servizi competenti in relazione alla Regione prescelta ovvero, per i professionisti, a quella competente in relazione alla provincia di iscrizione all’albo.

L’invio delle comunicazioni potrà essere effettuato o attraverso la compilazione di form on line del servizio informatico o mediante l’invio di un file in formato XML. Il file XML contiene una sola comunicazione.

Quindi i soggetti obbligati potranno utilizzare software che elaborino file conformi a quelli stabiliti e procederanno all’invio del file.

È possibile effettuare l’invio di un file in formato ZIP contenente più file XML, secondo le necessità del soggetto che effettua la comunicazione, con un limite massimo di dimensione pari a 5 Mbyte.

Nel caso in cui l’invio della comunicazione venga effettuato attraverso un file XML, questo deve contenere nei dati di invio, relativamente alla “data invio” e “codice comunicazione”, le seguenti informazioni:
• “data invio” la data in cui viene inviato il file XML secondo il formato definito dagli standard tecnici;
• “codice comunicazione” la stringa “000000000 0000000” (sedici zeri).

La “data di invio” viene attribuita dal sistema all’atto della ricezione del file XML o della comunicazione on line.

Ad ogni singola comunicazione inviata viene attribuito dal servizio informatico un codice identificativo univoco a livello nazionale (codice comunicazione).

Esso viene rilasciato contestualmente alla ricevuta di avvenuta comunicazione.

Il codice comunicazione è strutturato nel modo seguente:

• regione di provenienza della comunicazione (5 cifre utilizzando la tabella “regioni province autonome”);
• anno di invio della comunicazione (2 cifre);
• tipo di provenienza che può avere i seguenti valori (1 cifra):
0: la comunicazione è stata inoltrata attraverso il web dal dominio transitorio;
1: la comunicazione è stata inoltrata attraverso l’import massivo dal dominio transitorio;
2: la comunicazione è stata inoltrata da un sistema regionale attraverso il web;
3: la comunicazione è stata inoltrata da un sistema regionale attraverso l’import massivo;
• Numero progressivo (8 cifre).

Un file contenente n comunicazioni verrà gestito analogamente all’invio di n file contenenti ciascuno una comunicazione; pertanto sarà rilasciato un codice univoco di comunicazione per ognuna delle n pratiche contenute nel file.

Il servizio informatico non accetterà l’invio qualora non siano rispettati i vincoli di struttura, di obbligatorietà delle informazioni e i vincoli di appartenenza alle codifiche previste per ogni singolo modulo. Il file pertanto deve essere conforme alle regole definite negli schemi XSD di ogni singolo modulo. Tutto ciò è obbligatorio se l’invio viene effettuato mediante la predisposizione di un file XML, mentre rappresenta lo standard minimo se effettuato mediante la compilazione delle form on line.

Validità della comunicazione 
La validità della comunicazione ai fini dell’adempimento dell’obbligo è ottenuta a seguito della protocollazione e del rilascio del codice univoco.

Il controllo informatico, infatti, assicura non solo che la comunicazione è stata inviata ma anche che la stessa contiene almeno gli elementi essenziali previsti tassativamente dalla legge.

I servizi competenti e gli Enti interessati, una volta effettuati i controlli, potranno richiedere al soggetto obbligato una segnalazione degli eventuali errori o anomalie riscontrati per le eventuali variazioni o rettifiche.

I servizi informatici prevedono la gestione di ogni singola comunicazione, consentendo al soggetto che ha effettuato l’invio la sua immediata identificazione.

Il servizio informatico rilascia una ricevuta elettronica attestante l’avvenuta presa in carico del modulo. La ricevuta è unica per ciascuna comunicazione e contiene l’indicazione del protocollo (data e numero) e il codice di comunicazione.

La ricevuta attesta “la data certa di trasmissione”, vale a dire il giorno e l’ora in cui il modulo è stato ricevuto dal servizio informatico.

La ricevuta viene rilasciata in formato XML e PDF, per consentire al soggetto che ha effettuato l’invio la conservazione e la stampa della stessa.

Rettifiche e annullamenti 
Il servizio informatico consente l’annullamento e la rettifica della comunicazione inviata, nei casi consentiti dalle norme vigenti.

L’annullamento e la rettifica di una comunicazione possono essere effettuate utilizzando il form on line o mediante l’invio di un file XML.

Per l’annullamento di una comunicazione attraverso il form on line occorre individuare, mediante il codice univoco di comunicazione, la comunicazione da annullare ed utilizzare la funzione di annullamento prevista dall’applicativo.

Per effettuare l’annullamento mediante l’invio del file XML occorre inviare un’altra volta il modulo di comunicazione che si intende annullare, con l’indicazione del tipo di comunicazione “annullamento” e inserendo il “codice di comunicazione precedente”.

Per effettuare una rettifica mediante il form on line occorre individuare, mediante il codice di comunicazione, la comunicazione da rettificare e provvedere ad effettuare le necessarie correzioni.

Per effettuare la rettifica mediante l’invio di un file XML occorre inviare un’altra volta la comunicazione rettificata inserendo il “codice di comunicazione precedente”.

Al termine della procedura di rettifica, la nuova comunicazione sostituisce la comunicazione rettificata, mantenendone la data di invio.

A seguito di una comunicazione di rettifica viene rilasciato un nuovo codice di comunicazione, utilizzabile per una eventuale nuova rettifica o annullamento.

Naturalmente, una comunicazione annullata non può essere oggetto di rettifica.

Mancato funzionamento del servizio 
L’ipotesi di mancato funzionamento dei servizi informativi che non consenta ai soggetti obbligati di adempiere alla trasmissione, è espressamente contemplata dall’articolo 4, commi 5 e 6 del decreto interministeriale.

Per sopperire a limiti dell’adozione obbligatoria di un servizio informatico che può essere soggetto a disfunzioni, con conseguente impossibilità di procedere alle comunicazioni e rischiare di essere soggetti a sanzioni, è stato predisposto un servizio che permette ai soggetti obbligati e abilitati di adempiere comunque inviando una comunicazione sintetica d’urgenza, mediante il modulo Unificato Urg, a un Fax Server nazionale o regionale.

Le disfunzioni possono riguardare sia i servizi competenti che il soggetto obbligato; tuttavia, in quest’ultimo caso, occorrerà fornire la prova della disfunzione in caso di controlli.

Entro il primo giorno utile, però, i soggetti obbligati debbono procedere all’invio telematico della comunicazione completa mediante il servizio informatico.

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